Optimering av processen för for­don­sins­pek­tion för YKL

YKL ry ville uppgradera sitt gamla inspektionshanteringssystem med en ny lösning som skulle underlätta medlemmarnas inspektionsprocess och tillgångshantering. Föreningen ville ha ett kostnadseffektivt system med förbättrade funktioner som skulle kunna vidareutvecklas i framtiden i takt med att verksamhetsbehoven förändrades. 

Etteplan valdes som projektpartner på grund av vår stora erfarenhet av att leverera krävande driftslösningar med flera intressenter och gränssnitt.

Tillsammans med YKLs projektteam skapade Etteplan en webbläsarbaserad applikation för fordonsinspektioner. Lösningen omfattade bland annat en inspektionsflödesvy och en ledningsvy. Planeringen och implementeringen av lösningen grundades på den information som YKL samlade in från inspektionspersonal och entreprenörer. Detta gjorde att lösningen kunde utvecklas för att uppfylla slutanvändarnas behov.

Inspektionsflödesvyn, som huvudsakligen används ihop med mobila enheter, utformades för att underlätta för inspektionspersonalen i deras dagliga arbete. Den består bland annat av ett arbetsflödesverktyg som tar inspektören genom lämpliga faser i inspektionsprocessen. Lösningen har även inbyggd utskrift så att nödvändig dokumentation kan skrivas ut direkt efter inspektionsbeslutet.

Ville Toivonen, Etteplans UX-designchef för projektet, förklarar arbetsflödet i detalj: För det första identifierar appen fordonet som ska inspekteras genom att motta fordonets registreringsuppgifter. Applikationen går sedan igenom grundläggande information om fordonet, vilket kan påverka kontrollprocessen. Därefter går appen igenom de mätningar och tester som krävs enligt den fordonsspecifika kontrollplanen. Slutligen fattar inspektören sitt beslut och har möjlighet att skriva ut dokumenten direkt från appen."

Den andra delen, hanteringsvyn, gör det möjligt för administratörer att hantera inspektionskedjor, arbetstyper, kontor, användare, fordonsgrupper, utrustningsregister, inspektionsflöden och många andra nödvändiga variabler som krävs för hantering av inspektionerna. Dessutom integrerar Traficom (Finska Transport- och Kommunikationsbyrån) med applikationen, så att användaren får tillgång till fordonsregistret. 

Etteplan ansvarar även för livscykelhanteringen av lösningstillämpningarna, bland annat aktiv cloud hosting, driftsättning av maskinvara och små förbättringar av nödvändiga aspekter av processen och lösningen. Med Etteplan’s ALM-tjänst på plats kan verksamheten fungera dygnet runt.

Slutresultatet är ett kostnadseffektivt system med förbättrade funktioner som uppfyller slutanvändarnas behov. Detta bekräftas av den positiva och entusiastiska feedback som inkommit från olika inspektionskontor och personal. 

”Det nära samarbetet med YKLs projektteam har fungerat väldigt bra. Genom möten nästan dagligen har vi kunnat implementera vår gemensamma vision av lösningen”, förklarar Etteplans projektledare Toni Tervo.

Användargränssnittet är enkelt och intuitivt. Det snabbar på inspektionsprocessen och skapar ett smidigt arbetsflöde för inspektörer. Det gör det också enkelt för administratörer att skräddarsy inspektionsprocessen och hantera tillgångar från ledningsvyn. 

Lösningen kommer att utvecklas för att kunna uppfylla slutanvändarnas behov även i framtiden, med Etteplan som huvudpartner för applikationsutvecklingen.