Skräddarsy din teknikinformation genom att förstå användarnas behov
En framgångsrik produkt kräver teknisk dokumentation för att alla ska kunna förstå den. Men det är utmanande att ta fram dokumentation som bäst motsvarar vad slutanvändaren behöver. Det är viktigt att följa alla relevanta lagar och föreskrifter. Man måste också förstå hur dokumentationen ska användas och undvika oviktig eller överflödig information. Det gäller att träffa precis rätt för att kunna ge användaren dokumentation som är både tydlig och användbar.
Teknisk dokumentation är nödvändig för att en produkt ska bli begriplig för alla som har med den att göra. Men det kan lätt bli komplicerat att ta fram dokumentation som exakt motsvarar alla användares behov. Det handlar om att följa regler och förordningar medan man samtidigt skalar bort onödig information. Det är också viktigt att förstå vad dokumentationen ska ha för syfte. Hur gör man då enklast detta?
Förstå målgruppen
Om du vill skapa effektiv dokumentation behöver du först och främst bekanta dig med din tilltänkta målgrupp. Olika användare har olika behov och kunskapsnivåer och därför är detta steg grundläggande i alla dokumentationsprojekt. Att veta vem som ska läsa dokumentationen och hur de ska använda den i sitt arbete gör att du kan skapa dokumentation som är tydligare och mer lättförståelig. Den kommer också att vara både relevant och användbar för slutanvändaren.
Innan du kan avgöra exakt vilken dokumentation du behöver är det viktigt att tänka igenom följande faktorer:
- Roller. Identifiera användarnas roller och se till att dokumentationen motsvarar deras individuella behov. Kom ihåg att installatörer och slutanvändare behöver olika typer av dokumentation. En väldigt teknisk installationsmanual är troligen oanvändbar för en oteknisk slutanvändare. Och en underhållsmanual som innehåller irrelevant användarinformation leder förmodligen bara till irritation för en installatör.
- Språk. Kom ihåg att din dokumentation kanske ska läsas av människor som i vissa fall inte talar ditt språk från födseln. Ibland måste den dessutom översättas till andra språk. Att använda standarder som STE (Simplified Technical English) gör att dokumentationen blir både lättläst, tydlig och koncis.
- Kunskapsnivå. Anpassa dokumentationen till målgruppens kunskapsnivå för att undvika onödig information. På detta sätt kan du avgöra hur omfattande och komplex informationen bör vara.
Följ alla regelverk
Inom vissa områden finns bestämda regelverk för dokumentation. Europeiska unionen har exempelvis maskindirektivet, som ställer specifika krav gällande hälsa och säkerhet när maskiner är inblandade. För att undvika juridiska konsekvenser är det är viktigt att alltid följa dessa regelverk. På så sätt kan underhållspersonal och slutanvändare använda produkten utan risk för kroppsskador, vilket är viktigast. Man kan också undvika att produkten i sig blir skadad.
När du skapar teknisk dokumentation är det viktigt att:
- Förstå relevanta lagar och föreskrifter. Bekanta dig med alla standarder, direktiv och regelverk som gäller för just din bransch och produkt. Dessa kan innefatta både nationell, internationell och branschspecifik lagstiftning.
- Inkludera all nödvändig information. Se till att din dokumentation innehåller all information som regelverken kräver. Detta kan vara säkerhetsinstruktioner, riskanalyser, teknisk data och annat.
- Följ formaterings- och språkmässiga riktlinjer. Många regelverk ställer krav på vilket format dokumentationen ska ha. Det finns även ofta språk- och strukturmässiga krav som man måste ta hänsyn till.
Genom att följa ovanstående riktlinjer går det lätt att undvika uppkomsten av juridiska konsekvenser. Du kan också försäkra dig om att dokumentationen blir både lättillgänglig och användarvänlig.
Arbeta mot målgruppen
För att skräddarsy din dokumentation måste du förstå användarens målsättningar och behov. Kom ihåg att teknisk dokumentation har som huvudsyfte att överföra relevant information. Denna ska i sin tur låta användarna installera, underhålla eller använda din produkt eller tjänst på ett korrekt och effektivt sätt. De behöver också kunna felsöka problem och hitta svar på frågor som kan uppstå.
Försök besvara följande frågor:
- Vad är dokumentationens huvudsyfte? Ska den ge användaren instruktioner i hur produkten används? Ska den innehålla tekniska specifikationer? Om du känner till syftet kan du enklast inkludera bara relevant information.
- Vad förväntar sig användaren? Försök sätta dig in i användarens förväntningar gällande detaljnivå, språk, format och regelverk.
- Vad behöver slutanvändaren? Föreställ dig eventuella problem och utmaningar som slutanvändaren kan möta under bruk av produkten. Hantera dessa frågor i dokumentationen för att ge effektiva lösningar och vägledning.
Bra dokumentation ger en bra användarupplevelse
Det är nödvändigt att anpassa teknisk dokumentation till användarnas behov för att kunna skapa innehåll som är effektivt, användbart och användarvänligt. Genom att följa de ovanstående punkterna kan du skapa dokumentation som möter alla målgruppers behov Detta kommer att förbättra både användarupplevelsen och produktnyttan och leda till ökad framgång för din organisation. Våra experter kan hjälpa dig uppnå de här målen