Wejdź w erę inteligentnych cyfrowych instrukcji obsługi

Z pewnością rozsądne gospodarowanie wydatkami i zoptymalizowana produktywność to pojęcia, które dyrektorzy przedsiębiorstwa lubią mieć w swoim zawodowym słowniku. Wiele osób z kadry zarządzającej nie jest świadoma istnienia problemu, który obniża produktywność i popycha w stronę mało opłacalnych inwestycji. Omawianym zagadnieniem staje się strata czasu i negatywne wrażenia użytkownika wynikające z niskiej jakości dokumentacji technicznej.

„To duży, lecz ukryty problem. Rozmowy z naszymi klientami ujawniły, że inżynierowie, technicy i eksperci doświadczają trudności w znalezieniu odpowiednich informacji potrzebnych do wykonywania powierzonych zadań. Dzieje się to każdego dnia na całym świecie”- mówi Eric Tengstrand, dyrektor globalny ds. rozwiązań serwisowych w Etteplan.

„Zbyt często uzyskanie właściwych odpowiedzi na pilne pytania wymaga żmudnego procesu poszukiwania informacji. Gdzie jest instrukcja, jakiego pliku szukać, jaki jest przyszły plan działania? Stawianie czoła wciąż tym samym zagadnieniom jest frustrujące ”- kontynuuje.

Co nie działa tak, jak powinno, co należy z tym zrobić i co rozumiemy pod pojęciem smart digital?

Producenci maszyn i urządzeń są zobowiązani do tworzenia, dostarczania i zarządzania dokumentacją techniczną swoich produktów.

„Widzimy, że nasi klienci inwestują sporo pieniędzy w informacje, ale widzimy również potrzebę zwiększenia wartości tych inwestycji. Treść nie jest przydatna, jeśli nikt nie ma do niej dostępu lub znalezienie jej zajmuje dużo czasu. Tym samym muszą istnieć lepsze sposoby dostarczania jej użytkownikom”- mówi Eric Tengstrand.

Rozmówca zwraca także uwagę na paradoks technologiczny. Chociaż proces tworzenia już od dawna przybrał model cyfrowy, wciąż tradycyjnym sposobem dostarczania treści pozostaje papier lub plik PDF.

„Gdy treść zostanie ustrukturyzowana i stworzona cyfrowo, musi zostać wydrukowana lub przedstawiona w formacie PDF, który jest następnie wysyłany do klientów lub dostarczany online jako zawartość do pobrania. Następnie, w trakcie cyklu życia produktu, może on otrzymywać aktualizacje oraz poprawy błędów w treści. Dostarczanie kolejnego zestawu kosztownych wydruków lub plików PDF przy każdej aktualizacji daleko odbiega od wydajnego sposobu działania”.

Większość osób wychodzi z założenia, że pomocne odpowiedzi można zawsze znaleźć w internecie. Konsumenci z problemami technicznymi wolą oglądać tutoriale na YouTube, a także korzystać z gotowych odpowiedzi w wyszukiwarce. Pokazują one, jak wykonywać określone czynności we właściwy sposób.

Nawet bardzo techniczne firmy mają potencjał zwrócenia uwagi użytkowników. Dostarczanie treści online w sposób przyjazny dla użytkownika musi stać się normą również w grupie docelowej profesjonalistów. Na etapie projektowania produktów to właśnie zorientowanie na potrzeby użytkownika końcowego stało się podstawowym wyznacznikiem specyfikacji technicznej lub dodatkowych funkcjonalności. Nadrzędnym celem pozostaje pomoc użytkownikowi końcowemu w realizacji jego zadań. Aby poprawić użyteczność, należy uczynić produkty prostymi i intuicyjnymi. Zasady te warto stosować również w przypadku informacji technicznych.

Era standardowych papierowych podręczników dobiegła końca. Przejście od technologii analogowej do cyfrowej w informacjach technicznych przynosi wiele korzyści. Jednak zwykła digitalizacja informacji technicznych nie wystarczy. Internetowa baza danych z plikami PDF nie radzi sobie z wymaganiami związanymi z koncentracją na problemach użytkownika.

Niektóre programy używane do monitorowania procesów przemysłowych mają instrukcje obsługi.

Aby ułatwić korzystanie z nich producenci wielu maszyn i pojazdów zintegrowali instrukcje obsługi na desce rozdzielczej. To bardzo dobry początek, jednak daleko mu do optymalnego rozwiązania. Aby wszystko dobrze działało należy wdrożyć w życie wiele zmian, co może wymagać sporo wysiłku. Co zatem należy zrobić?

„Potrzebujesz inteligentnych informacji technicznych, uwzględniających użytkownika i kontekst. Twój system zarządzania może być bezpośrednio podłączony do czujników w urządzeniu, do systemu biletowego, systemu ERP lub innego rozwiązania. W następnej kolejności zawartość jest pobierana ze źródła internetowego i przekazywana operatorowi lub technikowi. Pozwala to na szybkie i dokładne rozwiązanie danego problemu”- mówi Eric Tengstrand.

W przeciwieństwie do internetowej bazy danych z plikami PDF, inteligentny podręcznik lub dowolna dokumentacja techniczna musi być całkowicie skoncentrowana na użytkowniku. Powinna przewidywać, czego użytkownik potrzebuje w danym momencie i prowadzić go w kierunku właściwej odpowiedzi w efektywny sposób - bez względu na to, w jakim miejscu się znajduje. Inteligentny podręcznik wykazuje nieograniczoną dostępność. Automatycznie rozpoznaje sytuację i kontekst. Prowadzi użytkownika za rękę, objaśniając dokładnie poszczególne etapy rozwiązania problemu.

„Mogę zagwarantować, że to nie jest utopia. W Etteplan opracowaliśmy nową, bezproblemową usługę, obejmującą wszelkie informacje techniczne, które są kluczowe w praktyce. Inteligentny podręcznik obsługi przynosi natychmiastowe rezultaty. Zwiększa produktywność, poprawia komfort użytkowania, nadaje nową jakość dla prac konserwacyjnych i instalacyjnych, zwiększa przychody oraz wpływa pozytywnie na satysfakcję klientów i pracowników”- podsumowuje Eric Tengstrand.