Dostosowanie komunikacji technicznej do potrzeb użytkowników
Dokumentacja techniczna jest ważnym czynnikiem, który może w dużym stopniu przyczynić się do sukcesu twojego produktu na rynku. Przede wszystkim musi odpowiadać na potrzeby użytkowników końcowych. Jak to osiągnąć?
Dokumentacja techniczna jest ważnym czynnikiem, który może w dużym stopniu przyczynić się do sukcesu twojego produktu na rynku. Pozwala zbudować pomost pomiędzy produktem i wszystkimi osobami, które mają z nim jakąkolwiek styczność. Opracowanie dokumentacji, która zaspokoi potrzeby poszczególnych grup użytkowników i zrozumienie ich oczekiwań nie jest jednak łatwym zadaniem - wymaga bowiem zapewnienia zgodności z przepisami, dbania o to, by nie przytłoczyć użytkowników zbyt dużą ilością zbędnych informacji, a także identyfikacji celu opracowywanej dokumentacji.
Zrozumieć odbiorców
Jeśli twoim celem jest opracowanie użytecznej oraz czytelnej dokumentacji technicznej, pierwszym krokiem tego procesu jest zrozumienie grupy docelowej. Najważniejsze pytanie, jakie należy zadać sobie na tym etapie dotyczy tego, kto będzie jej głównym odbiorcą. Należy pamiętać, że użytkownicy różnią się od siebie - dysponują różnymi zakresami wiedzy, a ich potrzeby dotyczące dokumentacji są mocno zróżnicowane – dlatego właśnie jest to kluczowy etap każdego projektu dotyczącego dokumentacji. Zgromadzenie informacji na temat czytelników dokumentacji oraz tego, w jaki sposób używają jej wykonując codzienne obowiązki pomoże ci w opracowaniu treści, która będzie bardziej przejrzysta, zrozumiała, a przede wszystkim użyteczna dla jej odbiorców.
Ustalając, jaki rodzaj dokumentacji powinniśmy opracować, należy wziąć pod uwagę następujące kwestie:
- Role i zadania użytkowników dokumentacji. Kto będzie korzystał z produktu i towarzyszącej mu dokumentacji? Określ odpowiednie grupy i zadbaj o to, by opracowana dokumentacja odpowiadała ich potrzebom. Pamiętaj, że różni odbiorcy wymagają różnych rodzajów dokumentacji; instrukcja dla instalatora nie musi zawierać informacji przeznaczonych dla serwisanta urządzenia. Nadmiar treści może wręcz utrudnić znalezienie wymaganych procedur i kroków oraz zniechęcić do sięgania po dokument.
- Język. Pamiętaj, że opracowywana dokumentacja może być czytana przez osoby inne niż rodzimi użytkownicy danego języka, a w niektórych przypadkach może być także tłumaczona na inne języki. Z pomocą przychodzą uniwersalne normy, takie jak Simplified Technical English, które pozwalają zagwarantować czytelność, jednoznaczność oraz jasny przekaz dokumentacji.
- Doświadczenie użytkowników. Przed rozpoczęciem procesu opracowywania dokumentacji warto zastanowić się, jaki poziom wiedzy mają odbiorcy naszej dokumentacji. Takie działanie pozwoli skutecznie określić zakres informacji, które powinny zostać zawarte w jej treści.
Wymagania dotyczące zgodności z przepisami
Wymagania w zakresie zgodności z przepisami stanowią jeden z najważniejszych obszarów związanych z dokumentacją techniczną – to od przepisów zależy, jakie informacje muszą znaleźć się w dokumentach.
Co ważniejsze, niespełnienie wymagań dotyczących zgodności z przepisami może nieść ze sobą skutki prawne, doprowadzić do uszkodzenia produktu, a w najgorszym przypadku może prowadzić do urazów bądź śmierci użytkowników produktu.
Tworząc dokumentację techniczną, upewnij się, że:
- Znasz obowiązujące prawo oraz wytyczne: Zapoznaj się z przepisami, normami i dyrektywami istotnymi dla twojej branży oraz produktu. Pamiętaj o tym, że mogą one obejmować także normy międzynarodowe, krajowe i sektorowe.
- Uwzględniasz wymagane informacje: Upewnij się, że opracowywana dokumentacja zawiera wszystkie wymagane przepisami informacje – instrukcje bezpieczeństwa, oceny ryzyka, dane techniczne i inne oczekiwane dane.
- Pamiętasz o wytycznych dotyczących formatowania i języka: Wiele przepisów określa wymagania dotyczące formatu, języka i struktury dokumentacji technicznej. Upewnij się, że opracowywana dokumentacja jest zgodna z tymi wytycznymi, aby zachować zgodność z przepisami i uniknąć potencjalnych problemów prawnych.
W Etteplan stworzyliśmy ramowe struktury zgodne z najważniejszymi przepisami i normami dla każdego typu dokumentacji, które dostosowujemy do wymagań każdego klienta.
Zapewnianie istotności i użyteczności
Dostosowanie dokumentacji do potrzeb użytkowników wymaga zrozumienia ich celów, potrzeb i założeń. Należy pamiętać, że jednym z kluczowych celów dokumentacji technicznej jest dostarczenie odpowiednich informacji potrzebnych czytelnikom do zainstalowania, utrzymania i obsługi produktu lub usługi we właściwy i wydajny sposób, a także do rozwiązywania wszelkich pojawiających się problemów.
Aby mieć pewność, że twoja dokumentacja jest dostosowana do potrzeb użytkowników, zastanów się nad odpowiedziami na następujące pytania:
- Jaki jest główny cel dokumentacji? Czy powinna zawierać instrukcje i procedury związane z obsługą produktu i rozwiązywaniem problemów? A może powinna zawierać konkretne informacje na temat danych technicznych? Co chcemy, by osiągnął użytkownik, korzystając z naszej dokumentacji? Znajomość celu pomoże w wyborze najbardziej istotnych informacji.
- Jakie są oczekiwania odbiorców i wymogi w stosunku do dokumentacji? Przed przystąpieniem do prac należy dokładnie przyjrzeć się oczekiwaniom odbiorców w zakresie szczegółowości, języka, formatu i wymogów w zakresie zgodności z przepisami.
- Jakie są potrzeby użytkowników końcowych? Weź pod uwagę wszystkie problemy i wyzwania, z jakimi borykają się użytkownicy końcowi podczas korzystania z produktu. Uwzględnij je w swojej dokumentacji, aby zagwarantować, że będzie źródłem skutecznych rozwiązań.
Dobrej jakości dokumentacja techniczna przekłada się na dobre doświadczenia użytkowników
Dzięki zrozumieniu celu dokumentacji i potrzeb odbiorców opracujesz wartościową, czytelną i przyjazną dla użytkownika dokumentację techniczną, która spełni wszystkie potrzeby i wymagania. Nasi eksperci pomogą dopasować właściwą treść, by osiągnąć twoje cele i zaspokoić potrzeby użytkowników twojego produktu.
Zadaj pytanie
Area Manager
Pole obowiązkowe
Po przesłaniu formularza nasz specjalista skontaktuje się z Tobą drogą mailową lub telefoniczną. Przesłanie formularza oznacza akceptację naszej polityka prywatności.