Welkom in het tijdperk van slimme digitale handleidingen

Natuurlijk vinden directieleden slimme investeringen en optimale productiviteit belangrijk. Maar ze horen zelden iets over een veelvoorkomend probleem dat de productiviteit verlaagt en leidt tot slechte investeringen: tijdverspilling en een slechte gebruikerservaring door technische documentatie.

"Dit is een groot maar verborgen probleem. Uit gesprekken met onze klanten is duidelijk geworden dat monteurs, technici en specialisten worstelen om de juiste informatie te vinden om hun taken uit te voeren. Dit gebeurt elke dag over de hele wereld," zegt Eric Tengstrand, Global Director of Service Solutions bij Etteplan.

"Vaak raken mensen verstrikt in een langzaam onderzoeksproces bij het zoeken naar antwoorden op dringende vragen. Ze blijven vragen waar de handleiding is, welk document ze moeten zoeken, wat ze nu moeten doen. Het is frustrerend om hier telkens weer mee geconfronteerd te worden," voegt hij toe.

Wat gaat er mis, wat moeten we doen en wat bedoelen we met intelligente digitalisering?

In de praktijk zijn fabrikanten van machines en apparatuur verplicht om technische documentatie voor hun producten op te stellen, te leveren en te beheren.

"We zien dat onze klanten veel geld investeren in content, maar we zien ook de behoefte om de waarde van deze investeringen te vergroten. Content heeft weinig waarde als niemand er toegang toe heeft of als het veel tijd kost om het te vinden. Er moeten betere manieren zijn om content toegankelijk te maken voor gebruikers," zegt Eric Tengstrand.

Hij geeft aan dat het proces van het opstellen van technische documentatie al lang gedigitaliseerd is, maar dat de levering nog steeds traditioneel op papier of als PDF gebeurt, dus nog steeds analoog. Wat een tegenstelling!

"Zodra de content digitaal is gestructureerd en opgesteld, moet deze worden afgedrukt of geconverteerd naar een PDF-bestand en vervolgens aan klanten worden verzonden of online beschikbaar worden gesteld om te downloaden. Tijdens de levenscyclus van het product kunnen er updates plaatsvinden of fouten in de content worden ontdekt. Het leveren van nieuwe dure gedrukte materialen of PDF-bestanden voor elke update is niet bepaald een efficiënte werkwijze."

In dit decennium is het belangrijkste middel om informatie te vinden voor welk doel dan ook een snelle online zoekopdracht. Op het werk en thuis gaat iedereen ervan uit dat er via internet altijd wel een paar nuttige antwoorden te vinden zijn. Klanten met technische problemen bekijken graag YouTube-video's die laten zien hoe bepaalde taken correct worden uitgevoerd.

Zelfs zeer technische bedrijven moeten alert zijn. Het aanbieden van online content op een gebruiksvriendelijke manier is nu de norm, zelfs onder professionele gebruikers. Bij productontwerp is gebruikersvriendelijkheid een sterke trend, gericht op het helpen van de eindgebruiker. Het idee is om het gebruiksgemak te vergroten, zodat producten eenvoudig en intuïtief zijn. Deze principes moeten ook worden toegepast op technische informatie.

Het tijdperk van gedrukte handleidingen is definitief voorbij. De overstap van analoog naar digitaal met betrekking tot technische informatie heeft veel voordelen. Maar het eenvoudig digitaliseren van technische informatie is niet voldoende. Een online database met PDF-bestanden is niet 'slim' en voldoet niet aan de eisen van gebruiksvriendelijkheid.

Sommige fabrikanten van machines en voertuigen hebben handleidingen geïntegreerd in het dashboard. Sommige software voor het bewaken van industriële processen bevat handleidingen. Dat is een goed begin, maar nog niet ideaal en deze handleidingen zijn offline. Wat is dan wel de juiste aanpak?

"Wat we nodig hebben, is intelligente technische informatie die gebruikers- en contextbewust is. Deze kan direct verbonden worden met apparatuur, een boekingssysteem, een ERP-systeem of een ander relevant systeem via sensoren. Vervolgens kan de content worden opgehaald uit een online bron en kan de bediener of monteur eenvoudig zien hoe hij bijvoorbeeld een bepaald probleem kan oplossen," legt Eric Tengstrand uit.

In tegenstelling tot een online database met PDF-bestanden moet een intelligente handleiding of technische documentatie volledig gericht zijn op de gebruiker. Deze weet wat de gebruiker op dat moment nodig heeft en leidt hem op een efficiënte manier naar het juiste antwoord, waar de gebruiker zich ook bevindt. De documentatie is altijd beschikbaar. Deze herkent automatisch de situatie en de context en vertelt de gebruiker precies wat hij moet doen.

"Ik kan garanderen dat dit geen utopie is. Bij Etteplan hebben we een nieuwe, probleemloze totaalservice ontwikkeld voor alle technische informatie die echt het verschil maakt. Deze service biedt direct een oplossing en verhoogt de productiviteit, gebruikerservaring, kwaliteit van onderhouds- en installatiewerkzaamheden, omzet en klant- en werknemerstevredenheid," concludeert Eric Tengstrand.