Van papier naar bits – de noodzaak tot digitaliseren
Voor het repareren, installeren of bedienen van een machine hebben professionele gebruikers technische informatie nodig. Vaak kost het echter te veel tijd en moeite om de juiste informatie voor het uitvoeren van de werkzaamheden te vinden. Daarnaast is de informatie verre van gebruikersvriendelijk. Mensen raken gefrustreerd en de productiviteit van de bedrijven daalt. Hoe kan digitale online content een mooie oplossing hiervoor bieden?
Het is een triest feit dat de meeste technische content voor professionele gebruikers vandaag de dag niet op een goede gebruikerservaring is gericht. Er bestaat wel informatie, maar deze is vaak moeilijk toegankelijk. Vaak bestaat de informatie alleen maar als drukwerk op papier en is de map op het moment dat hij nodig is zoek of niet beschikbaar. Of er is wel een database in PDF-format, maar kost het tijd om vast te stellen welk bestand in de betreffende situatie het juiste is om te downloaden. Het is moeilijk om te bepalen of dit bestand op de juiste productversie van toepassing is. Zelfs als de content beschikbaar is, is deze te complex en omvangrijk.
De content frustreert ook gebruikers, omdat deze statisch en in zekere mate 'dom' is. De informatie sluit niet op de werkelijke situatie van de gebruiker aan.
“Bijvoorbeeld, een machine in een fabriek die buiten werking is, kan iedere minuut duizenden en soms wel miljoenen kosten. Als een onderhoudsmonteur een PDF-document van 200 pagina's als documentatie bij de machine heeft, kost het te veel tijd om de juiste oplossing voor het probleem te vinden. Een PDF-bestand is niet gebruikersgericht”, aldus Kari Kovanen, Manager Technical Documentation Tools bij Systems Solutions van Etteplan.
De vraag naar snellere toegang tot informatie groeit, om zo het leven gemakkelijker te maken. Het tijdperk van werken op afstand heeft de inzet nog verder verhoogd.
"Daarnaast zijn bedrijven door de COVID-19 pandemie gedwongen hun gewoonte om buitendienstmonteurs voor installatie- en onderhoudswerkzaamheden naar locaties van klanten te sturen op te geven. In plaats daarvan moeten zij op lokale werknemers vertrouwen. In veel gevallen is het gebrek aan de juiste handleidingen een belangrijk probleem geworden", vertelt Kovanen.
Er gloort hoop aan de horizon met digitale online content
In een digitale wereld is het vreemd dat de meeste professionele technische content nog steeds in het tijdperk van het traditionele drukwerk is blijven steken. De tijd is echter onvermijdelijk gekomen om informatie van papier in bits over te zetten en deze in een digitaal format te leveren.
Digitalisering is al jaren een sterke, wereldwijde trend en ieder bedrijf moet steeds meer assets digitaliseren. Dit geldt ook voor technische informatie. Deze moet in een digitale format bestaan en bij voorkeur online toegankelijk zijn en niet alleen in de vorm van PDF-bestanden. In het huidige decennium is iedereen gewend om online oplossingen voor problemen te zoeken.
Digitalisering maakt veel betere informatiestromen mogelijk en verbetert de ervaring. Stelt u zich eens voor wat een revolutie het zou zijn als u apparatuur voor de allereerste keer moet installeren of repareren en u krijgt stapsgewijze instructies op uw telefoon of tablet. Als u een AR-bril draagt, kunt u het betreffende object via een gevisualiseerde gids bekijken met draaibare 3D-modellen. U weet dan ook meteen zeker dat u de juiste instructies op de correcte manier volgt. Eventuele verwarrende of hinderlijke informatie kunt u direct naar de fabrikant terugkoppelen.
Het moge duidelijk zijn dat de informatie aanzienlijk verbeterd moet worden om dit voor elkaar te krijgen; alleen omzetten naar een digitaal format is niet voldoende. De informatie moet op de eindgebruiker zijn gericht. Bijvoorbeeld, de gebruikersinterface van een apparaat moet eenvoudig en intuïtief zijn in plaats van moeilijk te begrijpen en met een moeizaam leerproces.
Als het principe van gebruikersgerichtheid bij het opstellen van content wordt gevolgd, zal dit bij de professionele gebruikers heel veel minder frustratie opleveren. Zij worden niet met veel te veel informatie overladen, maar krijgen in plaats daarvan uitsluitend eenvoudig te begrijpen informatie voor het uitvoeren van een bepaalde taak of het oplossen van een probleem. Hierdoor worden problemen sneller opgelost.
Is dit slechts een droom? Zeker niet! Etteplan heeft een nieuwe dienst genaamd Etteplan HowTo ontwikkeld voor het aanpakken van de hier beschreven verschillende problemen. Deze dienst is gericht op het bevorderen van een volwaardige digitale transformatie van technische informatie. Iedere keer als iemand wil weten hoe hij een bepaalde taak moet uitvoeren, biedt deze dienst op een gebruikersgerichte en contextgevoelige manier alle antwoorden voor een directe oplossing.