Het belang van correct documentbeheer

Documentbeheer bestaat uit een aantal aspecten. We doorlopen ze met u en geven aan wat de risico’s zijn van het niet in orde houden van de aspecten. Kwaliteit, consistentie, nauwkeurigheid en integriteit zijn onmisbaar bij goed documentbeheer. Tijd om te starten.

‘As-built’ informatie, ook wel de ‘red-pen’ tekening genoemd, laat zien hoe een project is opgebouwd en welke wijzigingen er zijn aangebracht gedurende het uitvoeringsproces. Denk aan wijzigingen als modificaties, wijzigingen in de tekeningen van de werkplaats, aanpassingen in het ontwerp, meerwerk en veranderingen die tijdens de uitvoering werden aangebracht. Het nauwkeurig beheren van ‘as-built’ informatie is cruciaal om te garanderen dat de documentatie van uw organisatie actueel is en de werkelijkheid weergeeft.

Reserveonderdelen hebben hun eigen levenscycli binnen een service- en onderhoudsorganisaties. Onderdelen worden nogal eens aangepast. Bijvoorbeeld als de fabrikant het materiaal van de producten aanpast, producten verandert, upgrades op producten uitvoert of nieuwe modellen introduceert. 

Verouderde fabrieksdocumentatie resulteert in een verschil tussen de originele tekening en de gebruikte reserveonderdelen. De aanschaf van nieuwe reserveonderdelen wordt hierdoor belemmerd en de onderhoudswerkzaamheden lopen vertraging op.

Omdat moderniseringsprojecten zeer tijdsgebonden zijn, worden deze zorgvuldig gepland, uitgevoerd en getest. Echter worden kleinere upgrades, verbeteringen en hulpapparaten vaak zonder de juiste technische ondersteuning en documentatie uitgevoerd. Soms worden documentatiewerkzaamheden zelfs volledig achterwege gelaten. Dit leidt tot een situatie waarin niet-gedocumenteerde technische systemen in gebruik zijn maar niet zichtbaar zijn in het IT systeem of onderhoudsschema van uw organisatie.

Inkoopbeheer is een belangrijke factor voor een succesvolle werking van een organisatie. Dankzij effectief inkoopbeheer worden relevante technische specificaties geregistreerd, leveringen geregistreerd en acceptatiecriteria en -schema’s gedefinieerd.

Problemen ontstaan vaak als documentencriteria voor technische informatie niet goed gedefinieerd worden. Denk aan de omvang en schaal, het format, informatie over reserveonderdelen en positienummers. Zijn deze niet op orde? Dan leidt dit tot onduidelijke eisen, problemen op het gebied van kwaliteit en vertragingen in het proces.

Fysieke assets hebben vaak een lange levensduur. Het is mogelijk dat er een situatie ontstaat waarin een deel van de documentatie in papieren vorm over verschillende niet-gecontroleerde archieven is verspreid en een deel is gedigitaliseerd. Dit levert problemen op rondom nauwkeurigheid, actualiteit en versiebeheer.

Kortom: correct documentbeheer is van essentieel belang. Zowel binnen grote fabrieken als kleinere organisaties. Verouderde informatie neemt onnodige risico’s en problemen met zich mee. Wilt u graag extra informatie ontvangen? Of bent u opzoek naar een partner om u te helpen? Neem gerust contact met ons op.