Paperista biteiksi – välttämätön digitalisaatio

On murheellinen tosiasia, että suurimmassa osassa ammattikäytössä tarvittavasta teknisestä sisällöstä käyttäjäkokemus on ollut sivuseikka. Informaatio kyllä on olemassa, mutta silti jollakin tapaa löytymättömissä. Tieto on usein vain paperilla, ja paperit ovat hukassa tai ne eivät ole käsillä silloin kun niitä tarvitaan. Tai ehkä tieto on PDF-tietokannassa, mutta vie aikansa löytää juuri kyseistä tuoteversiota koskeva tiedosto. Saatavillakin oleva tieto voi olla liian vaikeaselkoista tai sitä voi olla liikaa. Käyttäjien riesana on myös tiedon staattisuus ja ”älyn puute”. Se ei ole riittävän hyvin yhteydessä tosielämän käyttötilanteisiin.

”Jos esimerkiksi kone on tehtaalla epäkunnossa, jokainen seisokkiminuutti voi maksaa satoja tuhansia, jopa miljoonia. Jos konetta korjaavan asiantuntijan pitää etsiä tarvitsemansa tieto 200-sivuisesta PDF-dokumentista, vian selvittäminen kestää liian kauan. PDF-tiedosto ei ole kovin käyttäjälähtöinen formaatti”, sanoo teknisen dokumentoinnin työkaluista vastaava Kari Kovanen Etteplan Systems Solutionsilta.

Tietoa nopeammin tarjoavia ja käyttäjien työtä helpottavia ratkaisuja kysytään yhä enemmän. Yleistynyt etätyö lisää tarvetta entisestään. ”Lisäksi koronapandemia on estänyt yrityksiä lähettämästä kenttähuoltoa paikan päälle asiakkaiden tiloihin tekemään asennus- ja kunnossapitotöitä. On pitänyt luottaa paikalliseen henkilöstöön. Monessa tapauksessa ongelmaksi on noussut kunnollisten manuaalien puute”, Kovanen sanoo.

Digitalisoituvassa maailmassa on outoa, että suurin osa ammattikäyttöön tarkoitetusta teknisestä sisällöstä on edelleen kiinni perinteisissä painotuotteissa. On kuitenkin selvää, että aika on kypsynyt informaation siirtämiseksi paperilta biteiksi – ja tieto myös halutaan toimittaa perille digitaalisesti.

Digitalisaatio on ollut jo vuosia vahva trendi, joka on koskettanut lisääntyvässä määrin kaikkia yrityksiä. Tämä pätee myös tekniseen informaatioon. Se pitää saada digitaaliseen muotoon ja mieluiten verkkoon, eikä vain PDF-tiedostoiksi. Katsovathan kaikki 2020-luvulla ensin netistä, kun pitää ratkaista jokin ongelma.

”Teknisen sisällön tarjoaminen digitaalisessa muodossa verkossa on ideana vanha, ja teknisesti se on ollut mahdollistakin jo pitkään. Tähän asti teknisen informaation tuottamis-, toimittamis- ja ylläpitotapojen muuttamiselle ei kuitenkaan ole ollut erityistä painetta”, Kari Kovanen sanoo.

Digitalisaatio antaa paljon paremmat edellytykset tiedon kululle ja käyttäjäkokemuksen parantamiselle. Kuvitellaan vaikka, että joudut ensi kertaa asentamaan tai korjaamaan jonkin laitteen – kuinka valtavan hyödyllistä on saada vaiheittaiset työohjeet omaan puhelimeen tai tablettiin. Puhumattakaan AR-laseista, joissa laite ja toimintaohjeet visualisoidaan pyöritettäviksi 3D-malleiksi. Voit olla varma siitä, että noudatat ohjeita niin kuin ne tarkoitettu. Jos jokin on epäselvää tai hankalaa, voit antaa välittömästi palautetta valmistajalle.

Tietenkin teknistä informaatiota pitää parantaa merkittävästi, jotta päästään tälle tasolle – pelkkä digitaalinen formaatti ei riitä. Tiedon on keskityttävä loppukäyttäjän tarpeisiin. Esimerkiksi laitteen käyttöliittymän pitää olla helppo ja intuitiivinen, ja hankalia, vaivalloista opettelua vaativia ratkaisuja on vältettävä.

Kun käyttäjälähtöisyyden periaatetta noudatetaan myös sisällön tuotannossa, ammattilaiset säästyvät monilta murheilta. Heitä ei kuormiteta liialla informaatiolla, vaan he saavat helposti ymmärrettävää täsmätietoa määrätystä tehtävästä tai ongelmasta. Ongelmat ratkeavat nopeammin.

Mutta onko tämä pelkkää utopiaa? Ei, Etteplan on jo kehittänyt uuden palvelun, Etteplan HowTo, joka vastaa juuri edellä kuvattuihin haasteisiin. Se vauhdittaa teknisen informaation täysimittaista digitaalista murrosta. Ratkaisu tuo välittömän avun kaikenlaisiin tilanteisiin, joissa henkilön on saatava ohjeet tietyn tehtävän suorittamiseen – käyttäjälähtöisesti ja tilanteen mukaisesti.