Die Bedürfnisse der Endnutzer verstehen und die Technische Kommunikation anpassen
Die technische Dokumentation ist für den Produkterfolg unerlässlich, da sie das Produkt mit allen Beteiligten verbindet. Die Erstellung einer wirksamen Dokumentation, die den Bedürfnissen der Benutzer entspricht, ist jedoch eine Herausforderung. Es gilt, Vorschriften zu befolgen, zu viele oder irrelevante Informationen zu vermeiden und den Zweck der Dokumentation zu verstehen. Der Schlüssel liegt darin, das richtige Gleichgewicht zu finden, um den Benutzern klare, nützliche Informationen zu liefern.
Die technische Dokumentation spielt eine entscheidende Rolle für den Erfolg Ihres Produkts, da sie als Brücke zwischen dem Produkt und allen Personen dient, die in irgendeiner Weise damit zu tun haben. Dennoch ist es ein schwieriges Unterfangen, eine für die vorgesehenen Benutzer geeignete Dokumentation zu erstellen und deren Anforderungen zu verstehen. Es geht darum, die Vorschriften einzuhalten, zu viele oder irrelevante Informationen für die Benutzer zu vermeiden und den Zweck der Dokumentation zu verstehen. Wie können Sie dies erreichen?
Ihre Zielgruppe verstehen
Wenn Sie eine wirksame technische Dokumentation erstellen wollen, sollten Sie sich zunächst mit den Bedürfnissen Ihrer Zielgruppe vertraut machen. Unterschiedliche Benutzer haben unterschiedliche Fachkenntnisse und noch unterschiedlichere Bedürfnisse, was diesen Prozess zu einem entscheidenden Teil eines jeden Dokumentationsprojekts macht. Wenn Sie wissen, wer die Dokumentation lesen wird und wie er sie in seiner täglichen Arbeit verwenden wird, können Sie Inhalte entwickeln, die klarer und verständlicher sind und - was am wichtigsten ist - für die Leser relevant und nützlich sind.
Bevor Sie eine endgültige Entscheidung darüber treffen, welche Art von Dokumentation Sie entwickeln müssen, sollten Sie die folgenden Faktoren berücksichtigen:
- Rollen. Bestimmen Sie die Rollen und stellen Sie sicher, dass die entwickelte Dokumentation für deren Bedürfnisse relevant ist. Denken Sie daran, dass Installateure und Endbenutzer unterschiedliche Arten von Dokumentation benötigen; ein sehr technisches Dokument kann für nicht-technische Benutzer entmutigend sein, während ein überladenes Wartungshandbuch mit irrelevanten Informationen zu Verärgerung führen kann.
- Sprache. Denken Sie daran, dass Ihre Dokumentation möglicherweise auch von Personen gelesen wird, die nicht Muttersprachler Ihrer Sprache sind, und dass sie in manchen Fällen auch in andere Sprachen übersetzt wird. Erwägen Sie die Verwendung von Standards wie Simplified Technical English, um Ihre Dokumentation lesbar, klar und prägnant zu gestalten.
- Erfahrungsniveau. Analysieren Sie das Erfahrungsniveau Ihrer Zielgruppe, um zu vermeiden, dass Sie Ihre Dokumentation mit zu vielen Informationen füllen. Dies hilft Ihnen, die Tiefe und Komplexität der Informationen zu bestimmen, die Sie aufnehmen müssen.
Alles im Einklang mit den Vorschriften
Die Industrie hat Vorschriften für die Erstellung technischer Unterlagen. In der Europäischen Union gibt es beispielsweise die Maschinenrichtlinie, in der Sicherheits- und Gesundheitsanforderungen für Maschinen festgelegt sind. Die Einhaltung dieser Anforderungen ist von entscheidender Bedeutung, um rechtliche Probleme, Schäden an Produkten und Risiken für die Gesundheit und Sicherheit von Wartungspersonal und Benutzern zu vermeiden.
Achten Sie bei der Erstellung der technischen Dokumentation darauf, dass Sie:
- Verstehen Sie die geltenden Gesetze und Vorschriften. Machen Sie sich mit den für Ihre Branche und Ihr Produkt relevanten Vorschriften, Normen und Richtlinien vertraut. Dazu können internationale, nationale und branchenspezifische Richtlinien gehören.
- Nehmen Sie die erforderlichen Informationen auf. Stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumentation alle gesetzlich vorgeschriebenen Informationen enthält – Sicherheitshinweise, Risikobewertungen, technische Daten und vieles mehr.
- Befolgen Sie Formatierungs- und Sprachrichtlinien. Viele Vorschriften stellen Anforderungen an das Format, die Sprache und die Struktur der technischen Dokumentation. Stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumentation diese Richtlinien einhält, um die Vorschriften einzuhalten und mögliche rechtliche Probleme zu vermeiden
Durch die Einhaltung der Compliance-Anforderungen schützen Sie Ihr Unternehmen nicht nur vor rechtlichen Konsequenzen, sondern stellen auch sicher, dass Ihre Dokumentation allgemein zugänglich und benutzerfreundlich ist.
Working with Audiences
Um die Dokumentation auf die Bedürfnisse der Benutzer zuzuschneiden, muss man deren Ziele, Bedürfnisse und Zielsetzungen verstehen. Denken Sie daran, dass einer der Hauptzwecke der technischen Dokumentation darin besteht, relevante Informationen bereitzustellen, die die Leser benötigen, um das Produkt oder die Dienstleistung ordnungsgemäß und effizient zu installieren, zu warten und zu betreiben sowie um auftretende Probleme zu beheben oder Antworten auf ihre Fragen zu finden.
Suchen Sie nach Antworten auf die folgenden Fragen:
- Was ist das Hauptziel der Dokumentation? Sollen die Benutzer in die Verwendung des Produkts eingewiesen werden, Probleme behoben werden oder eine Referenz für technische Spezifikationen bereitgestellt werden? Wenn Sie den Zweck kennen, können Sie sich auf die wichtigsten Informationen konzentrieren.
- Was sind die Erwartungen? Verstehen Sie die Erwartungen der Zielgruppe in Bezug auf Detailgrad, Sprache, Format und Konformitätsanforderungen.
- Was sind die Bedürfnisse der Endnutzer? Berücksichtigen Sie die Probleme und Herausforderungen, denen die Endbenutzer bei der Verwendung des Produkts gegenüberstehen. Gehen Sie in Ihrer Dokumentation auf diese Probleme ein, um effektive Lösungen und Anleitungen zu bieten.
Gute Qualität der technischen Dokumentation bedeutet gute Benutzerfreundlichkeit
Die Anpassung der Technischen Dokumentation an die Bedürfnisse der Endnutzer ist entscheidend für die Entwicklung effektiver, hilfreicher und benutzerfreundlicher Inhalte. Indem Sie Ihre Zielgruppe verstehen, den Zweck der Dokumentation bestimmen, Compliance-Anforderungen einhalten und redundante Informationen vermeiden, können Sie technische Dokumentationen erstellen, die sowohl den Bedürfnissen des Kunden als auch denen des Endnutzers entsprechen. Dies führt zu einer besseren Benutzererfahrung, einer höheren Produktakzeptanz und letztlich zu einem größeren Erfolg für Ihr Unternehmen. Unsere Experten können Ihnen helfen, dieses Ziel zu erreichen.